Как написать запрос о предоставлении информации

 

Чтобы запросить любую информацию от организации принято оформлять письмо-запрос. Мы приводим образец такого письма, доступного для скачивания. Расскажем об официальном запросе на предоставление информации, образец документа. Узнаете, каким законом регламентировано такое обращение. Прочитаете, как грамотно его написать для получения сведений. Вам станет известно, куда и как с ним обращаться.

Письмо запрос о предоставлении информации образец

Письмо-запрос является разновидностью делового письма. Цель его составления заключается в получении какой-либо документации или определенных сведений.

Как правило, запрос оформляется на фирменном бланке компании-составителя.

В тексте письма, помимо изложения запроса, указывается его обоснование, объясняющее необходимость получения указанных сведений и материалов, поскольку ни одна организация не вправе запрашивать информацию, напрямую не относящуюся к ее функциональной деятельности. В качестве обоснования чаще всего приводятся ссылки на конкретные нормативно-законодательные акты или организационно-правовые документы.

Структура письма во многом схожа с общей структурой, принятой для оформления делового письма. При этом обязательными являются следующие пункты:

  • реквизиты составителя и получателя письма
  • исходящий номер и дата составления письма
  • если данное письмо-запрос является ответом, следует сделать ссылку на номер и дату исходного письма
  • заголовок, отражающий суть письма-запроса
  • обращение (нередко запрос адресуется руководителю или иному уполномоченному лицу компании-получателя если известно его имя, то в обращении следует его указать)
  • цель письма, выражающая желание отправителя получить те или иные сведения
  • суть вопроса, конкретизирующая перечень необходимых документов или сведений, а также объясняющая причины, по которым они необходимы
  • выражение надежды на успешное сотрудничество и благодарность за уделенное внимание или затраченные усилия (данный реквизит не является обязательным, а скорее представляет собой элемент делового этикета)
  • подпись составителя и сведения о нем (ФИО, должность и координаты), необходимы для того, чтобы при возникновении каких-либо вопросов, касающихся предоставления запрашиваемых сведений, получатель мог связаться с составителем и получить необходимую информацию.
  • Подписывается письмо руководителем организации-составителя или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.

    На каждое письмо-запрос получателем в обязательном порядке должно быть составлено письмо-ответ.

    Ответом может служить письмо, содержащее запрашиваемые сведения, сопроводительное письмо к требуемой документации, либо отказ от предоставления информации с обязательным объяснением причины данного отказа.

    Скачать образец и пример письма-запроса (Размер: 32,0 KiB Скачиваний: 4 676)

    Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

    Образец документа: Письмо-запрос

    Образец №1. Письмо-запрос о выдаче архивной справки.

    Просим выдать архивную справку, содержащую информацию о том, занимала ли Иванова Наталья Ивановна должность заместителя главного бухгалтера в обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ» с марта 2001 года по декабрь 2011 года.

    Просим предоставить документы офис-менеджеру открытого акционерного общества «YYY» Светлане Ивановне Петровой.

    Генеральный директор                                                           А.А. Степанов

    Образец №2. Письмо-запрос о предоставлении материалов научных конференций. 

    Уважаемый Глеб Романович!

    В соответствии с договором от 6 ноября 2002 года № 206 просим Вас предоставить в редакцию «XXX» исправленные материалы следующих научных конференций:

  • Материалы 3-ой научной конференции (Псков, 10-15 февраля 2001 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М. Псков, 2001.
  • Материалы 4-ой научной конференции (Псков, 12-16 февраля 2002 г.)/ Отв. редактор проф. И.К.Соловьев – М. Псков, 2002.
  • Все материалы просим предоставить ответственному редактору И.П.Ершову.

    Главный редактор                                                                            С.С. Иванов

    Образец №3. Письмо-запрос о предоставлении прайс-листа и образцов материалов. 

    Уважаемый Игорь Петрович!

    Наше предприятие заинтересовано в покупке электротехнической продукции вашего производства.

    Прошу Вас предоставить нам подробную информацию о производимых Вами товарах, в первую очередь, прайс-лист и образцы материалов.

    Помимо этого, нас интересует закупочная стоимость продукции, приобретаемой оптом и в розницу, а также приблизительные сроки изготовления средней партии товара.

    Все сведения (каталоги, прайс-листы, ссылки на сайты партнеров, а также информацию об условиях взаимодействия) прошу направлять на электронный адрес ……[email protected] Если возникнут вопросы, Вы сможете связаться с нами по тел. 1-111-111-11-11.

    Директор ОАО «YY»                                                Долгов Я.В.

    Образец №4. Письмо-запрос о предоставлении документов.

    Уважаемый Петр Иванович!

    Для заключения договора между ООО “ХХХ” и ООО “YYY” прошу предоставить следующий перечень документов:

    – устав организации

    – доверенность

    – свидетельство ИНН

    – свидетельство ОГРН

    – свидетельство ИФНС

    – приказ на генерального директора.

    Копии документов прошу направить по электронной почте, оригиналы документов прошу направить почтой России или курьерской службой.

    Заместитель коммерческого директора                                        И.И.Степнов

    Образец №5. Письмо-запрос коммерческого предложения.

    Уважаемый Петр Иванович!

    Прошу направить в наш адрес коммерческое предложение на поставку холодильного оборудования с указанием сроков поставки и условий оплаты.

    Заместитель коммерческого директора      И.И.Степнов

    Другие примеры документов: шаблоны писем, приказов, регламентов, служебных записок и прочих документов можно найти в разделе «Образцы документов».

    Как правильно написать письмо-запрос

    Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

    Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!

    При сотрудничестве с компаньонами, исполнителями (или самими заказчиками) часто приходится вести деловую переписку. На первом этапе взаимодействия, когда договоры еще не заключены, наиболее частой формой делового письма является письма-запросы.

    Как правильно составить письмо-запрос

    Цель письма-запроса – получение информации, если до этого она была не получена или не представлена в полном объеме.

    Наиболее частые причины составления письма-запроса:

  • Нужно получить информацию о товарах.
  • Необходимо узнать есть ли нужные товары в наличии.
  • Уточнение сроков поставки.
  • Уточнение цен, скидочных акций, условий оплаты.
  • Пояснения условий продажи – нужно ли страхование, каким образом товар будет доставлен.
  • План написания письма-запроса

    Введение: объяснить побудительные мотивы или причины обращения. Вы можете использовать следующие обороты:

    В связи с&hellip

    Ввиду несоответствия действий&hellip

    Для согласования спорных моментов&hellip

    Из-за срыва сроков поставки&hellip

    Тело письма: подробно и точно изложить суть задаваемого вопроса. Обороты:

    Просим Вас сообщить о&hellip

    Просим погасить долг&hellip

    Прошу предоставить информацию о&hellip

    Будем Вам признательны, если&hellip

    Заключение: при обращении впервые лучше указать на источники, из которых вы черпали информацию (как о компании, так и о товаре).

    Постскриптум: предоставить коротко сведения о вашей компании, выразив надежду на дальнейшее сотрудничество.

    Если ответ нужен к определенному сроку, укажите это:

    Просим ответить как можно скорее&hellip

    Настоятельно просим ответить в течение двух дней&hellip

    Письмо-запрос обычно печатается на фирменном бланке, ту же форму используют при отправлении электронного письма.

    Реакцией на письмо-запрос является обязательное письмо-ответ, составленное по существу вопроса/ов, написанное в установленные сроки. Иногда письма, содержащие ответ, могут регулироваться нормативно-правовыми документами.

    В целом, письмо-запрос при грамотном его составлении может являться весьма действенным методом для недобросовестных или слишком медлительных заказчиков/исполнителей.

    Иногда такие письма могут побуждать к длительному и плодотворному сотрудничеству, являясь тем самым придатком или предпосылкой к составлению коммерческого предложения.

    Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

    Образец запроса на получение информации

    предоставляющего информацию

    Фамилия, имя, отчество заявителя

    /Адрес места жительства, работы или учебы/

    Запрос на получение информации

    Согласно статьям 27 и 27,1 Конституциии РА и 6-ой статье закона РА О свободе информации прошу предоставить мне сведения о ——————————————————————– (по возможности, точнно сформулируйте необходимые сведения).

    Подписка на новости

    This website was developed in the frames of the Project “Access to Information for Community Involvement” of Freedom of Information Center with the assistance of the United States

    Письмо-запрос информации

    Письмо-запрос информации (Enquiry Letter) отправляется, когда необходимо получить более подробную информацию об интересующем вас товаре или услуге.

    В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений.

    With reference to your advertisement (ad) in.

    Regarding your advertisement (ad) in.

    Касательно вашей рекламы в &hellip

    3. Просьба выслать необходимые данные

    Сould you please send me.

    Не могли бы вы выслать мне

    I would be grateful if you could&hellip

    Я был бы благодарен, если вы&hellip

    Can you give me some information about&hellip

    Можете ли вы дать мне информацию о&hellip

    Could you send me more details&hellip

    Источники:, , , ,

    Источник:

    Фото 1

    Образцы делового письма. Как написать деловое письмо :

    Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто.

    Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать.

    В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

    Бланк

    Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

    • Наименование.
    • Адрес.
    • Контактные телефоны.
    • Сайт.
    • Электронную почту.
    • Логотип.
    • Другие контактные данные.

    Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

    Как правильно писать деловые письма? Подготовка

    Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат.

    Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор.

    Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

    • Изучение вопроса.
    • Написание проекта письма.
    • Его согласование.
    • Подписание.
    • Регистрация.
    • Отправка адресату.

    Структура деловых писем

    При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным.

    В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации.

    Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

    Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

    Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

    В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

    В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

    Пример написания делового письма — заключительной его части – представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

    Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

    Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

    • Позицию адресата.
    • Характер отношений.
    • Официальность.
    • Этикет.

    В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.

    Стиль

    Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

    • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
    • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
    • Предметом общения является деятельность компании.
    • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
    • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

    В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

    • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
    • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
    • Актуальной в момент написания письма.
    • Достоверной и беспристрастной.
    • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
    • Полной для возможности принятия решения.

    Требования

    Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

    • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
    • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
    • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
    • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
    • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
    • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
    • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
    • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
    • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
    • Использование простых распространенных предложений.

    Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

    Виды деловых писем

    Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

    Деловые письма могут быть по своему содержанию:

    • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)
    • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
    • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)
    • Информационными.
    • Инструктивными.
    • Поздравительными.
    • Рекламными.

    Также бывают письма:

    • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.
    • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
    • Запросы.
    • Извещения.
    • Просьбы и многие другие.

    Как написать ответ на письмо. Пример

    Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

    • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
    • Одинаковые языковые средства.
    • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
    • Соблюдение определенной последовательности.

    Оформление

    Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

    Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

    Источник:

    Кому адресовать

    Фото 3

    Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д. В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника. Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

    Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

    В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

    Шаг 1

    В первую очередь, важно понять, какой компетентный орган может обладать необходимой вам информацией.

    Определите, к какой сфере жизнедеятельности относится нужная информация: защита прав потребителей, трудовые вопросы, жилищные вопросы и т.п.

    Посмотрите общий перечень существующих на федеральном и региональном уровне органов власти на сайте . Узнать, какой орган отвечает за регулирование этой сферы, зачастую можно уже из его названия. Более подробная информация о компетенции конкретного органа власти расположена на его официальном сайте.

    Обратитесь за помощью к юристам, если Вам не удалось самостоятельно найти нужный орган.

    Помните, что даже в том случае, если вы по ошибке отправите запрос не в тот орган власти, по закону он обязан перенаправить Ваш запрос в тот орган, который полномочен предоставить запрошенную Вами информацию. 

    Какую информацию можно предоставить по запросу

    Конечно, информация ограниченного доступа, содержащая государственную, коммерческую или служебную тайну не будет предоставлена третьим лицам, не имеющим прав на такие сведения. Не подлежит распространению личная информация, персональные данные. Компания может направить письмо о предоставлении информации в государственные органы и получить, например:

    • сведения из Единого Государственного Реестра Юридических Лиц (ЕГРБЛ);
    • информацию о дисквалифицированных по решению суда лицах;
    • сведения о владельцах объектов недвижимости, в том числе земельных участках и строениях;
    • сведения из информационной системы обеспечения градостроительной деятельности и пр.

    В случае общения с партнерами , контрагентами и иными коммерческими структурами, компания может запросить и получить информацию:

    • об ассортименте и стоимости выпускаемых или поставляемых продукции и услуг;
    • о технических характеристиках продукции, ее наличии;
    • способах и сроках доставки товаров и продукции.

    Кроме того, письмо о предоставлении информации может содержать просьбу о направлении в адрес предприятия каких-либо документов или их заверенных копий, а также, например, образцов продукции.

    Скачайте образцы писем-запросов:

    Письмо-запрос сотруднику о предоставлении копии документовИнформация о файле Письмо-запрос партнерам о возможности поставки продукцииИнформация о файле

    Структура письма

    Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

    • сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
    • затем – дата составления и исходящий номер документа;
    • заголовок, отражающий суть вопроса;
    • обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
    • суть вопроса;
    • благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
    • благодарность;
    • должность, ФИО и подпись отправителя.

    Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.

    Письмо-запрос о предоставлении документов

    Официальный документ требует указания реквизитов или отправления на фирменном бланке. Структура письма, запрашивающего документы, немногим отличается от других писем-запросов:

    • «шапка» (реквизиты отправителя, должность и ФИО получателя);
    • дата, исходящий номер;
    • название запроса, отражающее характер просьбы;
    • личное обращение (кроме запросов в госорганы);
    • суть просьбы;
    • вежливая фраза про сотрудничество и благодарность;
    • завершение документа (подпись, печать).

    Открыть и скачать онлайн

    ФАЙЛЫСкачать пример письма-запроса о предоставлении документов .doc

    ООО «Персефона»
    г. Солнечногорск Московской области, ул.Почтовая, 19
    Тел. (49626) 722-34-18, факс (49626) 722-34-20
    ИНН 2192847361, КПП 50010007
    Директору АКБ «Финресурс»
    А.П. Реутову

    года, исх. № 12

    Запрос на предоставление копий документов

    Уважаемый Анатолий Петрович!

    Для восстановления безнадежно испорченной вследствие затопления офиса документации просим Вас в ближайшее время направить нам копии находящихся у Вас расчетных документов о поступлениях и списаниях финансовых средств, а также банковских выписок по счету ООО «Персефона» за 2016 год. Напоминаем номер расчетного счета нашей организации: 40195637000057395001.

    Главный бухгалтер ООО «Персефона» /Клубниченко/ Р.В. Клубниченко

    Как оформить и отправить письмо-запрос

    Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

    1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
    2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

    Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

    Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

    Письмо-запрос – это разновидность делового письма.

    Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.

    Что можно запрашивать?

    • Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).
    • Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

    Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

    Структура письма

    Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

    • сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
    • затем – дата составления и исходящий номер документа;
    • заголовок, отражающий суть вопроса;
    • обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
    • суть вопроса;
    • благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
    • благодарность;
    • должность, ФИО и подпись отправителя.

    Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.

    Как писать?

    Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

    • «на основании наших предварительных договорённостей»;
    • «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
    • «в соответствии с заключенным договором»;
    • «для заключения договора».

    Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства.

    Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от № 397-ФЗ…».

    Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения).

    А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

    В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам.

    Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке.

    Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

    • «просим сообщить о…»;
    • «будем крайне признательны, если Вы…»;
    • «просим выслать…».

    Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

    • «просим ответить по возможности скорее»;
    • «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
    • «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
    • «с нетерпением ждём Вашего письма»;
    • «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

    В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

    Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

    Образец письма-запроса о предоставлении документов

    «Уважаемый Владимир Александрович!

    Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

    • устав организации;
    • свидетельства ОГРН и ИНН;
    • свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
    • приказ о назначении на должность генерального директора.

    Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на [email protected])».

    Образец письма-запроса о предоставлении информации

    «Уважаемый Пётр Владимирович!

    Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».

    Образец письма-запроса о разъяснении

    «Уважаемый Александр Петрович!

    В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама.

    Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

    Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа.

    Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять.

    А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

    Источник:

    Фото 3

    Как писать?

    Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

    • «на основании наших предварительных договорённостей»;
    • «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
    • «в соответствии с заключенным договором»;
    • «для заключения договора».

    Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от № 397-ФЗ…». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

    В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

    • «просим сообщить о…»;
    • «будем крайне признательны, если Вы…»;
    • «просим выслать…».

    Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

    • «просим ответить по возможности скорее»;
    • «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
    • «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
    • «с нетерпением ждём Вашего письма»;
    • «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

    В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

    Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

    Вопросы и ответы

    Источники

    Использованные источники информации.

    • https://analyzbuhuchet.ru/oformlyaem-pismo-zapros-osobennosti-sostavleniya.html
    • https://assistentus.ru/forma/pismo-zapros/
    • http://pravo2info.ru/instructions/poshagovaya-instrukcziya-po-podache-zaprosa-o-predostavlenii-informaczii-v-organ-vlasti.html
    • https://www.sekretariat.ru/article/210884-qqq-17-m4-pismo-o-predostavlenii-informatsii
    • https://dezhur.com/db/docs/examples/pisma/sostavlyaem-pis-mo-zapros-obrazcy-i-principy-oformleniya.html
    0 из 5. Оценок: 0.

    Комментарии (0)

    Поделитесь своим мнением о статье.

    Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


    Написать комментарий